Không hợp với đồng nghiệp phải làm sao? Bí quyết hóa giải các mối quan hệ chốn công sở

Nguyên nhân phổ biến của xung đột nơi làm việc

Trước khi vội vã tìm giải pháp, việc thấu hiểu lý do vì sao xung đột xảy ra thường có thể giúp bạn tránh đi rất nhiều đường vòng. Rất nhiều người khi gặp ma sát, phản ứng đầu tiên là quy chụp vấn đề cho việc "đối phương tệ hại" hoặc "tôi xui xẻo", nhưng tình hình thực tế thường phức tạp hơn. Nơi làm việc là một môi trường gom những con người có nền tảng khác nhau, mục mắt khác nhau, tính cách khác nhau lại với nhau, ma sát hầu như là điều tất yếu, điểm khác biệt chỉ nằm ở cách bạn nhìn nhận và xử lý nó như thế nào.

Khi bạn có thể đổi sự giải thích mang tính cảm xúc như "anh ấy/cô ấy chính là ghét tôi" thành miêu tả cụ thể như "chúng ta không khớp kỳ vọng ở một mắt xích nào đó", vấn đề sẽ từ nhắm vào cá nhân biến thành chuyện có thể bàn bạc. Dưới đây là mấy loại nguồn gốc xung đột thường gặp nhất ở nơi làm việc, bạn có thể đối chiếu xem tình huống của mình thuộc loại nào.

• Phong cách giao tiếp khác nhau: Có người nói chuyện trực tiếp, coi trọng kết luận, có người cần mở đầu và kết nối cảm xúc, hai phong cách gặp nhau rất dễ hiểu lầm lẫn nhau.
• Chỉ số hoặc lợi ích của mắt không đồng nhất: Khi hợp tác liên phòng ban, mỗi bên gánh vác các chỉ số hiệu suất khác nhau, lập trường khác nhau tự nhiên rất dễ giằng co.
• Cạnh tranh về tài nguyên và công lao: Cơ hội thăng tiến, ngân sách, mức độ được nhìn thấy có hạn, khi mọi người đang tranh giành một chiếc bánh, cảm giác căng thẳng sẽ nổi lên.
• Vai trò và trách nhiệm mơ hồ: Ai nên làm gì không nói rõ ràng, hễ sự việc xảy ra lỗi là dễ đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, oán trách lẫn nhau.
• Áp lực và cảm xúc trào ra ngoài: Đối phương có thể đang gánh chịu áp lực lớn từ gia đình hoặc công việc, mang cảm xúc trút lên người bạn, chưa chắc đã thực sự nhắm vào bạn.
• Sự khác biệt về giá trị sống: Góc nhìn khác nhau về "thế nào là nghiêm túc", "tăng ca có hợp lý không", lâu dần sẽ tích tụ sự bất mãn ngầm.

Hiểu các đồng nghiệp khác nhau bằng mô hình DISC

Nếu nói phong cách giao tiếp khác nhau là nguyên nhân chính dẫn đến xung đột, thì học cách nhận diện các phong cách khác nhau chính là chiếc chìa khóa đầu tiên để hóa giải xung đột. DISC là một bộ phân loại phong cách hành vi rất hay được sử dụng nơi làm việc, chia con người thành đại khái bốn loại khuynh hướng, giúp bạn Nhanh chóng hiểu được "tại sao người này lại làm việc như thế này, nói năng như thế này". Nó không phải là để dán nhãn con người, mà là cung cấp một cặp kính, giúp bạn nhìn hiểu đằng sau hành vi của đối phương là đang quan tâm điều gì, từ đó điều chỉnh phương thức ứng phó của chính mình.

Hiểu được bốn loại phong cách này, bạn sẽ phát hiện ra nhiều xung đột thực ra bắt nguồn từ việc "dùng cách thức quen thuộc của bản thân để đối xử với người có phong cách hoàn toàn khác biệt". Ví dụ như bạn muốn bày tỏ sự quan tâm, nhưng đối với một đồng nghiệp coi trọng hiệu suất thì lại có thể biến thành sự lải nhải; bạn tưởng rằng đang bàn công việc dựa trên sự việc, nhưng đối với một đồng nghiệp coi trọng mối quan hệ thì lại giống như đang phủ nhận anh ấy. Khi bạn có thể vi chỉnh cách giao tiếp theo phong cách của đối phương, nhiều ma sát tự nhiên sẽ giảm bớt.

• D Kiểu chi phối: Hướng tới mục mắt, đề cao hiệu suất, không thích dây dưa dài dòng. Giao tiếp với họ phải đi thẳng vào trọng tâm, nói kết luận, bớt vòng vo, tôn trọng nhu cầu nắm bắt tiến độ của họ.
• I Nhóm ảnh hưởng (Influencing): Nhiệt tình hướng ngoại, coi trọng bầu không khí và sự công nhận, thích tương tác. Sống chung với họ có thể khẳng định nhiều hơn, trò chuyện xã giao nhiều hơn để xây dựng mối quan hệ, nhưng những việc quan trọng nhớ phải xác nhận trắng đen rõ ràng, tránh để chi tiết rơi rớt.
• S S vững vàng: Ôn hòa, coi trọng sự hòa hợp và ổn định, không thích sự xuất hiện đột ngột của Biến động. Phải kiên nhẫn với họ, cho chân cảm giác an toàn, khi thay đổi hãy giải thích nguyên nhân trước, đừng ép họ vội vàng bày tỏ thái độ.
• C Kiểu thận trọng: Chú trọng logic, dữ liệu và chất lượng, làm việc nghiêm túc. Giao tiếp với họ phải chuẩn bị đầy đủ, coi trọng sự chính xác, cho họ thời gian suy nghĩ và kiểm chứng, ít dùng phương pháp thuyết phục mang tính cảm xúc.

Phương pháp ứng phó với đồng nghiệp khó tính

Hầu như công ty nào cũng có một, hai đồng nghiệp khiến người ta đau đầu: thích tranh công, quen đùn đẩy trách nhiệm, ăn nói sắc sảo, hoặc chống đối thụ động và không hợp tác điều gì. Đối mặt với kiểu người này, ăn miếng trả miếng thường chỉ khiến cả hai tổn thương, còn nhẫn nhịn một chiều lại càng khiến bản thân thêm ấm ức. Cách làm thực tế hơn là trước tiên hãy ổn định cảm xúc của bản thân, sau đó dùng phương thức Chiến lược để ứng phó, đặt trọng tâm vào việc "bảo vệ công việc và tâm trạng của chính mình" chứ không phải "thay đổi đối phương", bởi vì thứ bạn có thể kiểm soát mãi mãi là phản ứng của chính bạn.

Một sự chuyển đổi tâm lý quan trọng là: Bạn không cần phải thích tất cả các đồng nghiệp, cũng không cần phải khiến mọi người đều thích bạn. Cốt lõi của nơi làm việc là làm tốt công việc, duy trì sự chuyên nghiệp và tôn trọng cơ bản là đã chân đủ. Khi bạn buông bỏ áp lực «nhất định phải hòa hợp với tất cả mọi người», ngược lại càng có thể bình tĩnh xử lý những tương tác gai góc tay. Vài phương pháp sau đây có thể giúp bạn đứng vững khi đối mặt với đồng nghiệp khó tính.

• Đối sự không đối người: Tập trung thảo luận vào sự việc cụ thể và mắt, tránh Ascendant thành tấn công cá nhân, cũng đừng bị sự tấn công cá nhân của đối phương dắt mũi đi.
• Để lại ghi nhận bằng văn bản: Các hợp tác, giao việc và cam kết quan trọng cố gắng dùng thư điện tử hoặc tin nhắn để xác nhận, khi gặp tình trạng chối bỏ hoặc tranh chấp, ghi nhận chính là chiếc ô bảo vệ của bạn.
• Giữ bình tĩnh không tiếp chiêu: Khi đối phương khiêu khích hoặc thao túng cảm xúc, trước tiên hãy hít sâu, không vội đáp lại, dùng giọng điệu bình ổn kéo chủ đề quay về bản thân sự việc.
• Giảm bớt sự tiếp xúc không cần thiết: Đối với người tiêu mòn bạn, trong phạm vi công việc cho phép hãy duy trì sự lịch sự nhưng có khoảng cách ở Ly, không cần thiết miễn cưỡng kết giao sâu.
• Khi cần thiết hãy tìm bên thứ ba: Khi xung đột tiếp tục ảnh hưởng đến công việc, có thể chọn lúc thích hợp nhờ cấp trên hoặc nhân sự hỗ trợ điều phối, bày vấn đề ra ở mặt chế độ mà xử lý.

Quản lý cấp trên tính cách thất thường theo chiều hướng đi lên

Nếu như sự ma sát giữa các đồng nghiệp đã đủ mệt mỏi, lại gặp phải một cấp trên tính khí bất ổn, tiêu chuẩn thất thường, thì loại áp lực đó lại là một tầng khác. Cấp trên nắm giữ thành tích, thăng tiến và bầu không khí làm việc hằng ngày của bạn, khi cảm xúc của anh ta nắng mưa thất thường, bạn rất dễ rơi vào trạng thái cẩn trọng từng chút một, hở một chút là rước họa vào thân. Nhưng chi bằng bị động gánh chịu, chi bằng thử làm một chút "quản lý ngược lên trên", tức là chủ động vun vén sự tương tác giữa bạn và cấp trên, khiến cho Hợp tác của đôi bên thuận lợi hơn một chút.

Trọng tâm của việc quản lý cấp trên là đi thấu hiểu nguồn gốc áp lực của cấp trên và điểm họ quan tâm, sau đó điều chỉnh cách làm việc và giao tiếp của bản thân để phối hợp. Cấp trên hay cảm xúc, phía sau thường phải chịu đựng áp lực về chỉ tiêu hoặc áp lực thời gian đến từ tầng lớp cao hơn nữa. Khi bạn có thể dự trù trước sự lo lắng của họ, báo cáo tiến độ sớm hơn, sắp xếp thông tin rõ ràng, thường thì sẽ có thể giảm bớt ngòi nổ bùng phát cảm xúc của họ. Điều này không bắt bạn phải chịu ủy khuất để làm vừa lòng người khác, mà là dùng cách thông minh hơn để giảm bớt xung đột không cần thiết, bảo vệ chất lượng công việc và tâm trạng của chính mình.

• Nắm rõ điểm lôi đình và sở thích: Quan sát xem cấp trên quan tâm nhất điều gì, dễ nổi giận vì điều gì nhất, tránh trước lôi đình, phóng to phần họ coi trọng.
• Chủ động và phản hồi ngay lập tức: Đừng đợi đến khi xảy ra chuyện mới nói, định kỳ cập nhật tiến độ, để cấp trên có cảm giác kiểm soát, có thể giảm đáng kể cơ hội anh ấy lo âu và mang tính cảm xúc.
• Lúc cảm xúc bùng nổ trước tiên không đối kháng: Khi cấp trên đang nóng giận, trước tiên đừng vội biện giải hoặc bật lại, đợi anh ấy bình tĩnh rồi hãy dùng sự thật và phương án giao tiếp lý trí.
• Đưa vấn đề cùng với phương án ra đề xuất: Khi báo cáo tin xấu, cố gắng đính kèm giải pháp bạn đề xuất, để cấp trên cảm thấy bạn là người đến giải quyết vấn đề, chứ không phải đến để tạo thêm rắc rối.
• Phân tách cảm xúc và nội dung: Những lời nặng nề đối phương nói lúc tâm trạng không tốt, chưa chắc đã nhắm vào cá nhân bạn, hãy cố gắng nắm bắt thông tin hữu ích, gác lại những từ ngữ mang tính cảm xúc.

Thiết lập ranh giới lành mạnh nơi làm việc

Rất nhiều sự tiêu hao năng lượng trong các mối quan hệ công sở, thực chất xuất phát từ việc ranh giới không rõ ràng. Luôn ngại ngùng từ chối công việc ngoài trán, sau giờ làm việc vẫn bị tin nhắn đuổi theo, đem cảm xúc của đồng nghiệp coi là trách nhiệm của bản thân, lâu dần không chỉ làm kiệt sức bản thân, mà còn khiến người khác hình thành thói quen vượt ranh giới. Thiết lập ranh giới không phải là lạnh lùng hay ích kỷ, mà là để sự hợp tác của đôi bên được xây dựng trên nền tảng tôn trọng lẫn nhau, điều này đối với quan hệ công sở lâu dài ngược lại càng lành mạnh hơn.

Chìa khóa để thiết lập ranh giới nằm ở thái độ ôn hòa nhưng lập trường rõ ràng. Bạn không cần dùng giọng điệu đối kháng mà vẫn có thể nói rõ ranh giới của mình. Ví dụ, khi bị nhồi nhét tạm thời quá nhiều công việc, bạn có thể nói "Trước khi tay lên mắt, tôi đang gấp hai việc A và B này, nếu muốn thêm việc này vào, có lẽ cần sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cùng nhau", vừa bày tỏ được khó khăn, vừa trả quyền lựa chọn lại cho đối phương. Sau khi luyện tập vài lần, bạn sẽ phát hiện ra phần lớn mọi người thực ra rất dễ giao tiếp, người thực sự nổi giận vì bạn thiết lập ranh giới hợp lý, vấn đề thường xuất\\ hiện ở họ chứ không phải ở bạn.

• Học cách nói "không" một cách khéo léo: Từ chối không phải là từ chối con người, mà là từ chối yêu cầu bất hợp lý, nói rõ lý do và cung cấp giải pháp thay thế khi cần thiết.
• Phân biệt phạm vi trách nhiệm: Làm rõ ranh giới công việc của bản thân, đừng theo thói quen ôm hết trách nhiệm không thuộc về mình lên người.
• Bảo vệ thời gian sau giờ làm: Giữ vững không gian nghỉ ngơi và sinh sống trong phạm vi hợp lý, tin nhắn không khẩn cấp có thể để ngày mai đi làm rồi xử lý.
• Không cuốn quá mức vào cảm xúc của người khác: Có thể đồng cảm sự vất vả của đồng nghiệp, nhưng không phải chịu trách nhiệm toàn bộ cho cảm xúc của đối phương, cũng đừng để năng lượng tiêu cực của văn phòng chi phối tâm trạng của bạn.
• Ranh giới phải nhất quán: Tiêu chuẩn trước sau như một, đừng lúc nghiêm lúc lỏng lẻo, nếu không người khác sẽ không hiểu lầm ranh giới của bạn ở đâu.

Khi nào nên cân nhắc đổi môi trường

Mặc dù phần lớn sự ma sát nơi công sở đều có thể được cải thiện thông qua việc điều chỉnh tâm thế và phương pháp, nhưng cũng phải đối mặt thành thật với một sự thật: vấn đề của một số môi trường không phải là thứ mà cá nhân bạn có thể giải quyết. Khi văn hóa của công ty lâu ngày bệnh hoạn, bắt nạt hay bất công được dung túng, bạn đã thử mọi phương pháp nhưng không thấy bất kỳ khả năng thay đổi nào, lúc này, Rời đi có lẽ không phải là trốn tránh, mà là sự lựa chọn có trách nhiệm với bản thân. Một công việc không nên hy sinh sức khỏe và lòng tự trọng của bạn làm Cái giá phải trả.

Để phân biệt giữa "cố gắng thêm chút nữa là được" hay "nên Rời đi", có thể đặt trọng tâm vào một số chỉ số: vấn đề là sự kiện cá biệt hay tính cấu trúc, bạn đã thử nghiệm những phương pháp nào, công việc này gây tổn hại bao nhiêu cho thể chất và tinh thần của bạn, cùng với việc tiếp tục ở lại còn không gian phát triển và cải thiện hay không. Cho bản thân một khoảng thời gian Quan sát, xin Lý trí Đánh giá chứ không phải Bốc đồng nghỉ việc không kèn không trống, khi cần thiết có thể vừa cưỡi lừa tìm Ngọ, chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ năng lực và các mối quan hệ. Khi bạn phát hiện ra việc tiếp tục ở lại, Cái giá phải trả bỏ ra lớn hơn rất nhiều thứ thu về, thì dũng cảm Hoạch định Rời đi, ngược lại chính là khởi đầu để bản thân tìm lại nhiệt huyết công việc và chất lượng cuộc sống.

Bước đầu tiên để hóa giải mối quan hệ nhân quả chốn công sở là nhìn thấu bản thân và những người xung quanh trước. Nếu bạn muốn hiểu sâu hơn về phong cách giao tiếp và mô hình chung sống của mình một cách có hệ thống, chi bằng hãy đến mbt1.org làm bài trắc nghiệm phong cách hành vi DISC, xem bản thân nghiêng về loại nào; cũng có thể thử trắc nghiệm tính cách chốn công sở, tìm ra môi trường làm việc và phương thức Hợp tác phù hợp nhất với bạn; hoặc dùng trắc nghiệm phong cách xung đột, hiểu được phản ứng mà bản thân quen áp dụng khi đối mặt với ma sát là né tránh, Cạnh tranh hay Hợp tác. Khi bạn có thêm một phần hiểu biết về bản thân và các đồng nghiệp thuộc các kiểu khác nhau, những mối quan hệ công sở vốn khiến bạn đau đầu đó, thường sẽ có cách ứng phó thong thả hơn.

• Vấn đề mang tính cấu trúc chứ không phải cá nhân: Sự phiền muộn đến từ toàn bộ văn hóa hoặc thể chế tổ chức, chứ không chỉ riêng một người nào đó, và trong ngắn hạn không thấy được sự thay đổi.
• Thân tâm đã xuất hiện dấu hiệu cảnh báo: Mất ngủ lâu ngày, lo âu, không có tinh thần, thậm chí ảnh hưởng đến sức khỏe và đời sống gia đình.
• Đã nỗ lực nhưng công cốc: Bạn đã giao tiếp, điều chỉnh, cầu cứu rồi, tình hình vẫn không có dấu hiệu chuyển biến tốt nào.
• Mất đi sự phát triển và cảm giác giá trị: Không nhìn thấy không gian học tập và phát triển ở đây, cũng không cảm nhận được sự cống hiến của mình được tôn trọng.